Bij de verpakking codeer je de inhoud als het ware. Na het verzenden decodeert de ontvanger wat jij hebt verzonden. Een Uitblinker checkt dan ook of de communicatie succesvol was. Er kan namelijk wat ‘ruis op de lijn zitten’, waardoor de boodschap niet goed overkomt, bijvoorbeeld letterlijk een slechte (telefoon-/internet-) verbinding, omgevingslawaai en andere afleidende factoren, je lichaamstaal die niet in overeenstemming is met hetgeen je zegt …
Wees alert op barrières
Er kunnen ook barrières optreden vanwege:
- verschillen in taal. Taal kan een barrière zijn, bijvoorbeeld als je gecompliceerde technische termen, modewoorden of spreekwoorden gebruikt. Ook kan het zijn dat jij in een taal spreekt die niet je moedertaal is, of die van de andere partij.
- verschillen in emotie. Emotie kan een barrière zijn. Als je je te druk maakt over wat je probeert te communiceren, kan het moeilijk zijn om je boodschap over te brengen. Evenzo kan angst of onzekerheid van jouw kant twijfel oproepen bij degenen met wie je communiceert.
- een interpersoonlijke barrière. Als je niet in staat bent om een verbinding en rapport met anderen tot stand te brengen, kan dit je communicatievermogen belemmeren.
- verschillen in culturele perspectieven en achtergronden. Deze kunnen leiden tot verkeerde interpretaties in communicatie. Dit kan een geografische kwestie zijn, maar ook cultuur op de werkplek.
Voorkom ‘ruis’ en barrières
- Uitblinkers stellen de boodschap en wat ze willen bereiken helder voor ogen. Ze flappen er niet zo maar wat uit. Ze nemen voordat ze spreken even de tijd om na te denken over wat ze echt willen communiceren en hoe ze dit gaan aanpakken.
- Uitblinkers kennen hun doelgroeppersoon, hun publiek. Ze overwegen culturele en situationele verschillen. Ze weten tegen wie ze spreken, Ze kunnen inschatten of vragen hoeveel ervaring de ander heeft met het onderwerp waar ze het over hebben.
- Uitblinkers houden het simpel. Ze vermijden een informatiedump waar hun boodschap in verloren raakt.
- Uitblinkers kiezen de juiste methode. Veel gevoelige onderwerpen worden gemakkelijker aangepakt met face-to-face gesprekken. Sommige problemen kunnen sneller worden opgelost via e-mail. Uitblinkers overwegen de situatie voordat ze een communicatiemodus kiezen.
- Uitblinkers formuleren respectvol en gepast.
- Uitblinkers pauzeren na het verzenden en checken of vragen om feedback. Ze nemen niets aan. Omdat iets voor jou duidelijk is, betekent dit niet dat het voor iedereen zo zal zijn. Laat ruimte en bied gelegenheid voor vragen.
- Uitblinkers luisteren echt (d.w.z. actief) naar feedback. Uitblinkers kunnen een valkuil hebben dat als ze gepassioneerd spreken het luisteren uitschakelen. Een echte Uitblinker herhaalt wat anderen zeggen om te bepalen of ze het goed hebben begrepen.
- Uitblinkers communiceren zelfverzekerd. Ze vertrouwen op hun eigen vermogens of ze maken zich deze eigen. Ze staan achter wat ze zeggen.
- Uitblinkers zijn vaak eigenwijs, maar ze herkennen ook wanneer ze ontvankelijk moeten zijn omdat ze er iets van kunnen leren. Misschien stuiten ze op een betere oplossing of inzicht uit de feedback die ze horen.
- Uitblinkers zijn gepassioneerd, maar ze beheren hun emotionele lading. Als een discusie verhit raakt, of als ze kritiek of bezwaren tegenkomen, komen ze niet direct met een emotionele reactie. Ze weten dat ze meer bereiken door kalm te blijven, aandachtig naar de bezwaren te luisteren en te werken aan het oplossen van deze obstakels.
- Uitblinkers nemen de tijd om van barrières te leren. Ze beschouwen het overwinnen van zo’n barrière als een kans om nog beter te worden. Ze denken na over hoe en waarom het opdook en hoe ze dit in de toekomst kunnen voorkomen.
